Emailknigge – auch wir können dazulernen

Erreichen Sie mit Ihren eMails den beabsichtigten Zweck oder reagiert der Empfänger nicht wie gewünscht? Für den elektronischen Briefverkehr gelten eigene Gesetze, deren Beachtung sich lohnt. Guter Stil ist heute wieder angesagt. Der kleine eMail-Knigge, den wir von der Firma IKN erhalten haben, gibt Ihnen 15 Tipps, mit deren Hilfe Ihre eMails „gut“ beim Empfänger ankommen. 1. Bei eMails dürfen Sie auf einleitende Höflichkeitsfloskeln verzichten und nach der Anrede kurz und knapp auf den Punkt kommen. 2. Gerade weil Ihre Mails in erster Linie auf dem Bildschirm gelesen werden, sollten Sie besonderen Wert auf Klarheit und Deutlichkeit legen und die Groß- und Kleinschreibung unterscheiden. 3. Auch wenn der Sinn und Zweck elektronischer Post darin liegt, dass sie schnell geschrieben und verschickt wird, sollte man sich trotzdem bemühen, Tipp- und Rechtschreibfehler zu vermeiden. 4. Die meisten Mailprogramme können heute Nachrichten auch im HTML-Format erstellen und mit vielen Raffinessen gestalten. Aber hüten Sie sich vor Übertreibungen: Vor allem aber kann es sein, dass das Mailprogramm des Empfängers überhaupt nicht in der Lage ist, die Nachricht im HTML-Format darzustellen. 5. Für den Empfänger ist nichts ärgerlicher, als den Anhang zu öffnen und dann festzustellen, dass der Inhalt ihn im Moment nicht interessiert. Deshalb ist es besser, in der Mail selbst in wenigen Sätzen zu beschreiben, um was es geht. 6. Um die Kommunikation mit Geschäftspartnern zu erleichtern, hängt man eine so genannte Signatur, die Adresse, Telefon- und Faxnummern des Absenders enthält, an den Schluss der Mail grundsätzlich an. 7. In geschäftlichen Mails werden alle Adressaten, die Ihre Mail direkt betrifft, in der Adresszeile aufgeführt. Diejenigen, die nur Kenntnis erhalten sollen, tauchen lediglich in der CC-Zeile (Carbon Copy, Kopie) auf. Wenn Sie nicht möchten, dass die Adressaten in diesen beiden Feldern erfahren, dass die Nachricht noch an weitere Personen geht, setzen Sie diese in die BCC-Zeile. Schreiben Sie eine große Zahl von Empfängern an, ist es besser, Ihre eigene Adresse in die Adresszeile zu schreiben, alle anderen in die BCCZeile. 8. Im geschäftlichen eMail-Verkehr sollten die Worte so eindeutig gewählt werden, dass keine Emoticons (Smilies) nötig sind. Die kleinen Symbole drücken in erster Linie Gefühle wie Lachen, Bedauern oder ein Augenzwinkern aus und sind außer im privaten Bereich und unter Bekannten nur in Ausnahmefällen im geschäftlichen Schriftverkehr angebracht. 9. Auch kurze Mails an Bekannte sollten eine Angabe in der Betreffzeile enthalten. 10. Wenn Sie nicht sicher sind, dass der Empfänger eine leistungsstarke Internetverbindung hat, fragen Sie vor dem Verschicken von großen Video-, Bild- oder Musikdateien nach, ob er sie problemlos empfangen kann. 11. Mails mit Virenwarnung sind generell verdächtig, auch wenn sie von vertrauenswürdigen Personen kommen. Vor allem wenn Sie auch noch dazu aufgefordert werden, sie weiterzuleiten, sollten Sie hellhörig werden – dann handelt es sich mit großer Wahrscheinlichkeit um einen Hoax (Falschmeldung). 12. Wenn Sie eine Mail beantworten, sollten Sie keinesfalls nur die Stellen zitieren, auf die Sie in Ihrer Antwort eingehen, sondern den gesamten Ursprungstext unter die Nachricht hängen. 13. Auch bei einem schnellen Medium wie dem eMail-Verkehr sollte man auf gängige Abkürzungen wie fyi, cu, thx oder asap verzichten. 14. Da nicht nur der Netzwerkadministrator die Post lesen kann, sondern auch andere Unbefugte sich ohne großen Aufwand Zugriff verschaffen können, sollten Sie Mails mit vertraulichem Inhalt niemals über das Netz schicken. Ausnahme: Sie verschlüsseln die Mail mit einer speziellen Software. 15. Keine Worte in Großbuchstaben schreiben. Wenn Sie im Text etwas hervorheben möchten, benutzen Sie die Formatierungsmöglichkeiten Ihres Mail-Programms wie Fettungen oder Unterstreichungen. Quelle Newsletter der Firma IKN